La Ley General de Archivos establece los criterios que deben seguir instituciones con documentos de interés público para su organización, gestión y preservación.
La transformación digital nos invita a usar la tecnología para gestionar mejor los recursos y brinda panoramas más eficientes para la ejecución de actividades diarias, en especial en el sector público, como el manejo y organización de archivos físicos, así como su resguardo y conservación.
En el caso de México, desde 2019 está vigente la Ley General de Archivos, la cual establece pautas del camino a seguir hacia la transformación digital para las instituciones públicas y es una excelente herramienta para la mejora de los procesos de administración de archivos.
La Ley General de Archivos contempla los principios y las bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos y aplica a lo que denomina sujetos obligados:
Los cuales son autoridades, entidades, órganos y organismos de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, así como órganos autónomos; partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, personas físicas, morales o sindicatos que realicen actos de autoridad de la federación, entidades federativas y los municipios, personas físicas o morales que cuenten con archivos privados de interés público.
La Ley General de Archivos define los lineamientos para la transformación digital de documentos y archivos de interés público, comenzando con la evaluación y categorización de los documentos de origen físico que deberán ser digitalizados para facilitar su consulta y garantizar su resguardo.
Pero… ¿qué tipo de archivos son digitalizables?
1.- Archivo de concentración: documentos administrativos que son consultados esporádicamente en sus unidades responsables y que tienen un destino final.
2.- Archivo de trámite: documentos de uso cotidiano y que su existencia es necesaria para el ejercicio de actividades de la unidad administrativa a la que pertenece.
3.- Archivo histórico: documentos de acceso público para conservar y divulgar la memoria documental de las instituciones, incluidos archivos de relevancia en la memoria nacional.
4.- Archivo privado de interés público: documentos o colecciones que muestran interés público, histórico o cultural y están en posesión de particulares.
De acuerdo a lo establecido en la Ley General de Archivos, cada organismo gubernamental está obligado a disponer de un área coordinadora de su acervo documental en la que se desarrollen los criterios de organización, administración y conservación de archivo y también deben elaborar instrumentos de control archivístico y procedimientos de valoración y destino final de la documentación. Además, deben trabajar en coordinación con el área de tecnologías de la información para la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos y finalmente la automatización de las consultas de los archivos.
¿Qué se debe buscar en un proveedor de servicios para la digitalización del acervo físico?
Es importante verificar que el proveedor cuente con experiencia en el manejo de datos sensibles y en grandes volúmenes de información; también es importante que conozca las buenas prácticas para la gestión documental y los lineamientos que establece la Ley General de Archivos, incluyendo casos especiales.
Por ejemplo, en el caso específico de documentos con valor histórico, la Ley General de Archivos expresa que antes de digitalizar, el archivo debe ser evaluado por expertos para determinar su estado de conservación y si puede ser digitalizado por un escáner tradicional u otro medio que garantice que en el proceso no se dañe el archivo.
Dentro del Artículo 63 de la misma Ley, se establece que la institución debe mantener un sistema interoperable que permita la gestión documental integral, por lo que debes tener en cuenta que un proveedor de servicio para la transformación digital de los archivos físicos debe tener las siguientes características:
- Ofrecer una infraestructura tecnológica flexible para la migración exitosa de la información, lo que implica contar con equipo especializado para la digitalización de los documentos, software especializado para la elaboración, importación y gestión de documentos electrónicos y mensajes de datos.
- Proporcionar soporte técnico ante cualquier eventualidad que pueda interferir con el acceso a la información y darle mantenimiento periódicamente al acervo digital para evitar la obsolescencia tecnológica.
- Establecer métodos y procedimientos para la recuperación de información ante daños del entorno digital por temas de desastres naturales o accidentes que puedan provocar la pérdida de los archivos digitales.
Con ayuda de un proveedor experto en el tema y el respaldo de la Ley General de Archivos, podrás implementar exitosamente tu archivo digital y reducir los tiempos de búsqueda, costos operativos, difundir la información de forma transparente y gestionar el ciclo de vida de los archivos físicos.
En Acerta contamos con experiencia en la gestión de datos y hemos realizado proyectos de alto impacto para un gobierno sin papel, tenemos capacidad para el procesamiento y digitalización de grandes volúmenes de documentos, software para la gestión documental, así como el apoyo de asesores expertos en el manejo eficiente de todo el ciclo de vida de los documentos.
